Eine Hygienebegehung ist angekündigt, das Team schaut sich an, leichte Panik macht sich breit. Und jetzt??

Sie kommt immer zum falschen Zeitpunkt und ganz oft trifft es die Praxis unvorbereitet.

Die Ankündigung einer Hygienebegehung ist eingetroffen – und jetzt???

So auch kürzlich geschehen in einer Zahnarztpraxis, die mich nach Durchsicht der Ankündigung sofort kontaktiert hat.

Wie geht es jetzt weiter? Was wird für die Begehung benötigt, was ist in diesem Moment „nice to have“?

Ganz wichtig: Ärmel hochkrempeln, tief durchatmen und Ruhe bewahren!

Es ist ja noch ein wenig Zeit, Euch, Euer Team und die Praxis auf die Begehung vorzubereiten.

Wie könnt Ihr Euch vorbereiten?

Ich verschaffe mir zu Beginn der Zusammenarbeit gerne einen Überblick über die Praxis, die Räumlichkeiten, Ausstattung etc. Wie sieht es mit Hygiene, Sauberkeit und Ordnung aus? Ist alles an seinem Platz? Welche Medizinprodukte gibt es in der Praxis? Welches Behandlungsspektrum deckt die Praxis ab?

Wie sieht Euer Aufbereitungsraum aus? Sind dort wirklich nur die Materialien vorhanden, die Ihr zur Aufbereitung Eurer Instrumente benötigt?

Wie steht es um das Lager und die Behandlungszimmer?

Ganz schnell kommt immer wieder das Thema Platzmangel ins Gespräch. Denn ein Aufbereitungsraum ist ein Aufbereitungsraum und kein Lager. Da stellt sich dann sehr oft die Frage, wohin mit den ganzen Lagerbeständen (und sonstigen Dingen, die im Aufbereitungsraum nichts zu suchen haben).

Die Begeher sind sehr neugierig – und so bin ich es auch – kein Schrank und keine Schublade ist vor Ihren Augen sicher.

Sichtet Eure QM-Dokumente. Ist alles vollständig, aktuell und auffindbar?

Sind alle Checklisten ausgefüllt? Wird QM gelebt?

Ist Euer Team fit in QM, können Eure Mitarbeiter Fragen zu Ihrer täglichen Arbeit beantworten?

All diese Informationen und noch viele mehr sammle ich im Praxis-Check.

In den meisten Bundesländern sollen die wichtigsten QM-Dokumente vor Begehung eingereicht werden, damit die Begeher sich einen ersten Überblick verschaffen können. Hierzu gehören immer die Risikoklassifizierung der MP, das Bestandsverzeichnis der aktiven MP und die Validierungsberichte der Aufbereitungsgeräte sowie evtl. weitere Dokumente.  Dieses ist durchschnittlich 4 Wochen nach Ankündigung der Begehung zu erledigen. Sind die Dokumente eingereicht bleiben noch ca. 2 Wochen, der Praxis den letzten Feinschliff zu verpassen und eventuell fehlende QM-Dokumente zu erstellen, wie z.B. den Hygieneplan, die Verfahrensanweisungen zur Aufbereitung der MP, die Anweisungen zu den Routinekontrollen und die dazugehörigen ausgefüllten Checklisten, Mitarbeiterqualifikationen, etc…

Und nicht zu vergessen: Informiert ALLE Mitarbeiter über die anstehende Praxisbegehung, den Ablauf und die möglichen Konsequenzen. Denn ja, werden kritische Abweichungen gefunden, kann im schlimmsten Fall die Praxis stillgelegt werden, bis die Mängel nachweislich beseitigt sind.

Wenn Ihr gut vorbereitet und sicher in die Begehung geht, werdet Ihr die Begehung schaffen.

Und wenn auch eine Abweichung gefunden wird, geht nicht gleich die Welt unter. Ihr bekommt nach der Begehung Zeit, die Abweichungen abzustellen und Fehler zu korrigieren.

Es gibt also viel zu tun, und das alles in dieser kurzen Zeit zwischen Ankündigung der Begehung und der Begehung selbst zu schaffen, ist – neben dem normalen Tagesgeschäft, Personalmangel, etc…- eine Mammutaufgabe.

Warum also nicht externe Unterstützung zu Hilfe holen? Jemanden, der den Überblick behält und mit Rat und Tat zur Seite steht?

Oder – noch besser – die Praxis und die QM-Dokumentation in Ruhe begehungssicher aufstellen, und nicht erst dann, wenn die Ankündigung mit der Post hereingeflattert kommt.

Wie kann ich Euch unterstützen?

Benötigt Ihr Unterstützung bei der Vorbereitung und/oder Durchführung der Praxisbegehung?

Dann meldet Euch bei mir!

Ich habe langjährige Erfahrungen in der Vorbereitung und Durchführung von Praxisbegehungen und Audits und bin zertifizierte Auditorin nach DIN EN ISO9001.

Ihr wollt immer auf dem Laufenden bleiben und regelmäßig mit Neuigkeiten, Tipps und Informationen rund um das Thema QM versorgt werden?

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Laut G-BA Richtlinie muss jede Praxis 3 Jahre nach Eröffnung ein QM-System eingeführt haben und – und das ist die eigentliche Herausforderung – dieses auch kontinuierlich weiterentwickeln!

Aber wie kann das im Praxisalltag umgesetzt werden?

Hier kommen KVP und PDCA-Zyklus ins Spiel.

PDCA-Zyklus

Der PDCA-Zyklus (PLAN-DO-CHECK-ACT) ist ein Hilfsmittel, um den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) zu gewährleisten.

Er stellt einen kontinuierlichen Prozess zur Problemlösung in 4 Schritten dar und dient dazu, die folgenden Punkte zu erreichen:

• Verbesserung der Qualität
• Lösung von Problemen
• Implementierung von Lösungen

Hierzu ist der PDCA-Zyklus in 4 Phasen unterteilt:

PLAN / PLANEN:

Um einen Verbesserungsprozess anstoßen zu können, muss im Vorfeld geplant und ein Ziel gesetzt werden.

Ein Prozess, der nicht optimal funktioniert wird analysiert, das Problem wird beschrieben. Der Ist-Zustand wird ermittelt, z.B. im Rahmen eines internen Audits, dann werden neue Ziele festgelegt, wie der Prozess künftig aussehen soll. Maßnahmen werden definiert, wie die Ziele erreicht werden können. Zieltermine und Verantwortlichkeiten werden festgelegt. Dies alles natürlich schriftlich dokumentiert.

DO / AUSFÜHREN:

Die vorher definierten Maßnahmen werden von den benannten Mitarbeitern eingeleitet und in der festgelegten Zeit umgesetzt.

CHECK / ÜBERPRÜFEN:

Nach Umsetzung der Maßnahmen wird der Prozess geschult und im Arbeitsalltag angewandt. Nach einer vorher definierten Zeitspanne wird überprüft, ob die Maßnahmen gegriffen haben, d.h., ob die Maßnahmen erfolgreich waren und der neu strukturierte Prozess besser umgesetzt werden kann. Bei Bedarf werden die Maßnahmen nachjustiert.

ACT / ANPASSEN:

In dieser letzten Phase werden die Erfahrungen bewertet, die im Prozess der Problemlösung gesammelt wurden. Daraus werden Standards für zukünftige Vorgehensweisen entwickelt.

Immer dann, wenn ein Problem oder eine Verbesserungsmöglichkeit erkannt wurde, wird ein neuer PDCA-Zyklus gestartet. Das Ziel ist es, am Ende jeder 4. Phase, einen neuen, verbesserten Standard in der Praxis zu etablieren, der das anfängliche Problem beseitigt oder eine Verbesserung darstellt.

Sollen weitere Verbesserungen eingeführt werden, ist der neue Standard der Ausgangspunkt.

Somit muss man sich den PDCA-Zyklus eher als eine Spirale, denn als Kreislauf vorstellen. Jeder durchlaufene PDCA-Zyklus hebt das Qualitätslevel der Praxis auf ein neues Niveau. PDCA ist ein nie endender Prozess, es gibt weder einen Anfang noch ein Ende.

Die Frage „Gibt es Prozesse, die in der Praxis optimiert werden können?“ Ist der Dreh- und Angelpunkt des PDCA-Zyklus.

Hier gilt es die drei folgenden wesentlichen Faktoren zu bedenken:

• Jede Aktivität in der Praxis ist ein Teil eines größeren Prozesses. Jedes dieser einzelnen Teile kann verbessert werden
• Schnelle und pragmatische Lösungen stellen nicht die Weichen für grundsätzliche Veränderungen. Der Prozess bleibt trotzdem bestehen und es findet keine Neuorientierung statt. Es findet eine Nachbesserung statt, aber keine Verbesserung.
• Die Praxisleitung muss bei grundsätzlichen Veränderungen als Vorbild vorangehen, in Sachen Denken und Handeln. Die Verantwortung für eine grundsätzliche Veränderung muss von der Praxisleitung aktiv übernommen, getragen und vorgelebt werden. Nur passiv Verantwortung zu übernehmen reicht langfristig nicht aus.

Ziel ist immer, eine langfristige und nachhaltige Verbesserung zu erreichen, und nicht bestimmte und deutliche Abweichungen notdürftig zu korrigieren, und somit immer hinterherzulaufen, anstatt Verbesserung aktiv anzugehen.

Wenn Ihr wissen wollt, wo Ihr mit Eurem QM-System steht, und welche Prozesse Ihr eventuell verbessern könnt, kommt auf meine Homepage!

Dort könnt Ihr eine gratis Checkliste anfordern, die Euch einen Einblick gibt, welche Schritte auf dem Weg zu einem erfolgreichen QM-System noch zu gehen sind.

Fakt ist: QM funktioniert nur, wenn das ganze Team mitmacht.

Erinnert Ihr Euch – was nützen mir die vielen Ordner im Schrank?

Genau, gar nichts, und wenn nur ein Mitarbeiter im stillen Kämmerlein QM-Dokumente schreibt, die nachher niemand liest und nutzt, ist es genauso.

Das hilft niemandem.

Denn QM sind nicht nur viele Worte auf noch mehr Papier.

QM möchte und muss ins Leben gerufen werden, damit es der Praxis, dem Team und den Patienten nutzt.

Aber wie soll das funktionieren?

Ganz einfach!

Stichwort: Mitarbeiterbefragung

Bindet Eure Mitarbeiter ein. Fragt sie zu bestehenden Prozessen. Führt Teambesprechungen und Mitarbeiterbefragungen durch!

Traut Euch, Eure Mitarbeiter zu Ihrem Arbeitsalltag und zu bestehenden Prozessen zu fragen.

Sie haben oft gute Ideen, wie man Prozesse vereinfachen oder verschlanken kann. Und wenn Ihr die Ideen Eurer Mitarbeiter aufnehmt und umsetzt, stärkt Ihr gleichzeitig die Bindung Eures Teams an Eure Praxis.

Eure Mitarbeiter fühlen sich in Ihrer Arbeit gewertschätzt, was dazu führt, dass Ihre Leistungsbereitschaft steigt.

Ihr glaubt gar nicht, was das für einen Unterschied für das Team und die tägliche Arbeit macht!

Und gleichzeitig arbeitet Ihr als Team daran, Euer QM- und Praxismanagement zu verbessern. Denn QM fängt schon bei der Terminvergabe an und endet nicht damit, dass der Patient die Praxis verlässt. Es gehört auch Nachsorge, Fehler- und Beschwerdemanagement hinzu.

Dass Ihr und Euer Team Euch ganzheitlich mit den bestehenden Prozessen auseinandersetzt und diese fortwährend verbessert, bemerken schließendlich auch Eure Patienten, die es mit Weiterempfehlung und Treue zu Eurer Praxis danken.

Wäre das etwas für Euch?

Dann lernt mich kennen, ich helfe Euch bei der Umsetzung.

Einfach. Sicher. Gut.

In meinem nächsten Blog lest Ihr, welche Methoden im QM eingesetzt werden.

Wenn man es so betrachtet – gar nichts.

Aber lasst es uns einmal aus einer anderen Perspektive betrachten.

Hand aufs Herz: hat es nicht schon Situationen gegeben, in denen Behandlungs- oder Praxisabläufe unterbrochen werden mussten?

Weil z.B. der Patient noch nicht vorbereitet oder das Behandlungszimmer noch nicht hergerichtet war? Oder habt Ihr nicht schon einmal suchen müssen nach Arbeitsmaterialien, die zur Behandlung dringend benötigt wurden oder -ja, auch das gehört in dieses Gebiet – nach Dokumenten auf einem eurer PC-Laufwerke oder im Aktenordner?

Ich könnte noch zig solcher Beispiele liefern, mache ich aber nicht. Ich glaube, Ihr habt bereits eine Ahnung, worauf ich hinaus möchte.

Denn: Qualitätsmanagement bedeutet nicht nur volle Ordner im Schrank, sondern und vor allem, sich mit den Strukturen und vorhandenen Prozessen in der Praxis und im Praxisalltag auseinanderzusetzen und diese auch kritisch zu hinterfragen.

Macht das, was ich tue Sinn, oder kann man die Dinge auch anders, sogar einfacher aber trotzdem rechtssicher gestalten? Kann ich Arbeitsschritte standardisieren?

Vorteil: Prozessoptimierung

Denn Standardisierung bringt Sicherheit und Ruhe in den Arbeitsalltag.

Arbeitsmaterialien und auch benötigte Dokumente haben definierte Plätze. Arbeitsabläufe sind logisch durchdacht und mit den Mitarbeitern, die diese ausführen sollen abgestimmt.

Vorteil: Erhöhte Wirtschaftlichkeit

Das erhöht nicht nur die Zufriedenheit der Mitarbeiter, sondern senkt auch die Warte- und Rüstzeiten. Wodurch letztendlich die Patientenzufriedenheit und auch die Wirtschaftlichkeit der Praxis erhöht wird.

Ist das nicht in unserer aller Sinn?

Habt Ihr Fragen, wie sich das bewerkstelligen lässt?

Dann kontaktiert mich! Ich stehe Euch gerne bei der Einführung eines einfachen, individuellen und rechtssicheren Qualitätsmanagementsystems in Eurer Praxis mit meiner Expertise zur Seite.

Und in meinem nächsten Newsletter lest Ihr, warum QM nur im Team funktioniert.