Laut G-BA Richtlinie muss jede Praxis 3 Jahre nach Eröffnung ein QM-System eingeführt haben und – und das ist die eigentliche Herausforderung – dieses auch kontinuierlich weiterentwickeln!

Aber wie kann das im Praxisalltag umgesetzt werden?

Hier kommen KVP und PDCA-Zyklus ins Spiel.

PDCA-Zyklus

Der PDCA-Zyklus (PLAN-DO-CHECK-ACT) ist ein Hilfsmittel, um den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) zu gewährleisten.

Er stellt einen kontinuierlichen Prozess zur Problemlösung in 4 Schritten dar und dient dazu, die folgenden Punkte zu erreichen:

• Verbesserung der Qualität
• Lösung von Problemen
• Implementierung von Lösungen

Hierzu ist der PDCA-Zyklus in 4 Phasen unterteilt:

PLAN / PLANEN:

Um einen Verbesserungsprozess anstoßen zu können, muss im Vorfeld geplant und ein Ziel gesetzt werden.

Ein Prozess, der nicht optimal funktioniert wird analysiert, das Problem wird beschrieben. Der Ist-Zustand wird ermittelt, z.B. im Rahmen eines internen Audits, dann werden neue Ziele festgelegt, wie der Prozess künftig aussehen soll. Maßnahmen werden definiert, wie die Ziele erreicht werden können. Zieltermine und Verantwortlichkeiten werden festgelegt. Dies alles natürlich schriftlich dokumentiert.

DO / AUSFÜHREN:

Die vorher definierten Maßnahmen werden von den benannten Mitarbeitern eingeleitet und in der festgelegten Zeit umgesetzt.

CHECK / ÜBERPRÜFEN:

Nach Umsetzung der Maßnahmen wird der Prozess geschult und im Arbeitsalltag angewandt. Nach einer vorher definierten Zeitspanne wird überprüft, ob die Maßnahmen gegriffen haben, d.h., ob die Maßnahmen erfolgreich waren und der neu strukturierte Prozess besser umgesetzt werden kann. Bei Bedarf werden die Maßnahmen nachjustiert.

ACT / ANPASSEN:

In dieser letzten Phase werden die Erfahrungen bewertet, die im Prozess der Problemlösung gesammelt wurden. Daraus werden Standards für zukünftige Vorgehensweisen entwickelt.

Immer dann, wenn ein Problem oder eine Verbesserungsmöglichkeit erkannt wurde, wird ein neuer PDCA-Zyklus gestartet. Das Ziel ist es, am Ende jeder 4. Phase, einen neuen, verbesserten Standard in der Praxis zu etablieren, der das anfängliche Problem beseitigt oder eine Verbesserung darstellt.

Sollen weitere Verbesserungen eingeführt werden, ist der neue Standard der Ausgangspunkt.

Somit muss man sich den PDCA-Zyklus eher als eine Spirale, denn als Kreislauf vorstellen. Jeder durchlaufene PDCA-Zyklus hebt das Qualitätslevel der Praxis auf ein neues Niveau. PDCA ist ein nie endender Prozess, es gibt weder einen Anfang noch ein Ende.

Die Frage „Gibt es Prozesse, die in der Praxis optimiert werden können?“ Ist der Dreh- und Angelpunkt des PDCA-Zyklus.

Hier gilt es die drei folgenden wesentlichen Faktoren zu bedenken:

• Jede Aktivität in der Praxis ist ein Teil eines größeren Prozesses. Jedes dieser einzelnen Teile kann verbessert werden
• Schnelle und pragmatische Lösungen stellen nicht die Weichen für grundsätzliche Veränderungen. Der Prozess bleibt trotzdem bestehen und es findet keine Neuorientierung statt. Es findet eine Nachbesserung statt, aber keine Verbesserung.
• Die Praxisleitung muss bei grundsätzlichen Veränderungen als Vorbild vorangehen, in Sachen Denken und Handeln. Die Verantwortung für eine grundsätzliche Veränderung muss von der Praxisleitung aktiv übernommen, getragen und vorgelebt werden. Nur passiv Verantwortung zu übernehmen reicht langfristig nicht aus.

Ziel ist immer, eine langfristige und nachhaltige Verbesserung zu erreichen, und nicht bestimmte und deutliche Abweichungen notdürftig zu korrigieren, und somit immer hinterherzulaufen, anstatt Verbesserung aktiv anzugehen.

Wenn Ihr wissen wollt, wo Ihr mit Eurem QM-System steht, und welche Prozesse Ihr eventuell verbessern könnt, kommt auf meine Homepage!

Dort könnt Ihr eine gratis Checkliste anfordern, die Euch einen Einblick gibt, welche Schritte auf dem Weg zu einem erfolgreichen QM-System noch zu gehen sind.